Procedura sygnalisty
Uchwała nr 1/09/2024 Zarządu Lena Wilków Sp. z o.o. z siedzibą w Nowym Kościele z dnia 04.09.2024 w sprawie wprowadzenia Procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.
Procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń.
1. Wstęp
– Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad zgłaszania przez osoby fizyczne w szczególności pracowników inne osoby wykonujące czynności na rzecz Leny Wilków z o.o., rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów ustawy z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).
– Każdy pracownik przed rozpoczęciem pracy lub współpracy a także pracownik już pracujący lub współpracujący ma obowiązek zapoznać się z procedurą zgłaszania przypadków nieprawidłowości, co poświadcza w Oświadczeniu o zapoznaniu się z Procedurą zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Definicje
Ilekroć w niniejszej procedurze mowa jest o:
1. Obowiązanym/Podmiotem – oznacza Lenę Wilków Sp. z o.o. reprezentowaną przez prezesa zarządu lub inna osobę umocowaną do reprezentacji zgodnie z umową spółki,
2. Pracowniku – rozumie się przez to osobę fizyczną zatrudnioną w oparciu o przepisy prawa pracy, jak również inne osoby wykonujące czynności na rzecz Obowiązanego,
3. Zgłaszającym – rozumie się przez to Pracownika lub inną osobę wykonującą czynności na rzecz Podmiotu, dokonującego zgłoszenia naruszenia przepisów,
4. Działaniu następczym ? należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych,
5. Działaniu odwetowym ? należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście,
6. Naruszeniu przepisów – oznacza rzeczywiste lub potencjalne naruszenie przepisów z Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o sygnalistach do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie,
2.1 Informacji o naruszeniu prawa ? należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa w zakresie:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela ? występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1?16
do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa,
1. Informacji zwrotnej ? należy przez to rozumieć przekazaną Zgłaszającemu informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań,
2. Kontekście związanym z pracą ? należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji u Obowiązanego lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby u Obowiązanego, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych
3. Osobie, której dotyczy zgłoszenie ? należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia przepisów, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana,
4. Osobie pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia ? należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Zgłaszającemu w Zgłoszeniu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,
5. Osobie powiązanej ze Zgłaszającym ? należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Zgłaszającego,
6. Organie publicznym ? należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 17.
7. Postępowaniu prawnym ? należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych,
8. Zgłoszeniu ? należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie i niniejszej procedurze,
9. Zgłoszeniu wewnętrznym ? należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa,
10. Zgłoszeniu zewnętrznym ? należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu
3. Osoby wskazane do przyjmowania, weryfikacji, udzielania informacji w zakresie dokonanych zgłoszeń.
3.1 Osobami odpowiedzialnymi za odbieranie Zgłoszeń są:
– Pracownik administracyjny – w Dziale Zatrudnienia Płac i Spraw Pracowniczych,
– Główny specjalista ds. osobowych
– Dyrektor ds. ekonomiczno-finansowych.
3.2 Każda z wymienionych osób odpowiada samodzielnie za podejmowanie przyjmowanie zgłoszeń, podejmowania działań następczych, weryfikujących zgłoszenie i udzielenia odpowiedzi na treść zgłoszenia.
3.3 W sytuacji zgłoszeń wymagających szczególnego rozpoznania, osoby wskazane w pkt 3 procedury mogą współdziałać łącznie. W sytuacji zapewnienia bezstronności rozpoznania naruszenia, nieobecności pracownika każda z wymienionych w pkt 3 osób rozpoznaje sprawy samodzielnie.
3.4 Każda z osób wymienionych w pkt 3 procedury posiada nadane upoważnienie do przetwarzania danych nadane przez Podmiot a także podpisuje oświadczenie o zachowaniu poufności wszelkich informacji wynikających z zakresu działania związanego z realizacją procedury zgodnie z załącznikiem nr 2.
4. Odpowiedzialność poszczególnych osób zaangażowanych w proces zgłaszania naruszeń.
4.1 Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Prezes Zarządu Leny Wilków Sp. z o.o. który aktywnie uczestniczy w realizacji niniejszej procedury, w szczególności poprzez:
– osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom,
– promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,
– zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom,
– ustalenie i podział kompetencji pomiędzy pracowników Podmiotu, w sposób zapewniający
efektywność systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom w tym wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za właściwe przyjmowanie tj.: obsługę zgłoszeń, tryb wyjaśniania, udzielania informacji etc.
4.2. Radca prawny/ Adwokat świadczący usługi obsługi prawnej w zakresie opiniowania zgodności z prawem stanowiska Podmiotu, obrony przed ewentualnymi roszczeniami, lub dochodzenia roszczeń, występowania przed organami publicznymi w zakresie reprezentacji Podmiotu.
4.3. Osoby wyznaczone i działające w imieniu Prezesa Zarządu, którym powierzono realizację zadania zapewniającego sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
– przyjmowanie zgłoszeń/sygnalizacji,
– prowadzenie rejestru zgłoszeń/sygnalizacji,
– zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, zgodnie z treścią procedury prowadzenia postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy,
– spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności przy informacji o przyjęciu zgłoszenia, udzielenie odpowiedzi,
– zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia osobie pomagającej w zgłoszeniu i innym których ochronę zapewnia przepis ustawy o ochronie sygnalistów,
– zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań,
– prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń/sygnalizacji oraz propagowania postawy obywatelskiej i społecznej odpowiedzialności,
– uzgadnianie wniosków o rozwiązanie umowy o pracę z inicjatywy pracodawcy ? udzielanie
informacji o przysługującej ochronie związanej z działaniami sygnalizacyjnymi.
4.4. Kierownicy/mistrzowie komórek organizacyjnych, oraz osoby na samodzielnych stanowiskach pracy współpracują z Osobami wyznaczonymi i działającymi w imieniu Prezesa Zarządu w zakresie:
1. monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników,
2. wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu/sygnalizacji, w tym poprzez szczegółowe wyjaśnienie zgłoszenia,
3. zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości.
4.5. Pracownicy Podmiotu, w szczególności:
1. przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań,
2. dokonują analizy ryzyk i informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach
3. w realizowanych zadaniach,
4. na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości,
5. udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości,
6. w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.
Forma, kanały i charakter zgłoszeń objętych procedurą zgłoszeniową.
5.1 Forma odbierania zgłoszeń
Zgłaszający może przekazać informację o Naruszeniu przepisów poprzez:
– zgłoszenie pisemne,
– zgłoszenie ustne tj. osobiste lub drogą telefoniczną,
– dedykowany kanał komunikacji elektronicznej.
5.2 Kanały przyjmowania zgłoszeń:
1. pocztą elektroniczną – przesyłane na adres sygnalista@lena.com.pl
2. telefonicznie – pod numer 661 909 959
3. korespondencyjnie, poprzez przesłanie zgłoszenia na adres:
Lena Wilków Sp. z o.o. ul. Fabryczna 21, Nowy Kościół, 59-540 Świerzawa z dopiskiem Sygnalista
4. osobiste w formie ustnej poprzez ustalony termin spotkania, nie później niż w ciągu 14 dni od zgłoszenia, z osobą wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń w siedzibie Podmiotu.
5.3 Charakter zgłoszeń. Zgłoszenia mogą mieć charakter:
1. jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia,
2. poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu,
3. zgłoszenia anonimowe pozostają bez rozpoznania.
a) Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem wskazanego numeru telefonu nie jest nagrywane ani utrwalane. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odzwierciedlającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę wskazaną w pkt 3 procedury. Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie. W przypadku zgłoszenia ustnego, które może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania za zgodą Zgłaszającego zgłoszenie jest dokumentowane w formie karty zgłoszenia, odzwierciedlającego jego dokładny przebieg, sporządzonego przez osobę wskazaną w pkt 3 procedury. W tym przypadku Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia karty zgłoszenia przez jego podpisanie.
b) Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności;
– dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,
– datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia,
– dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,
– opis nieprawidłowości oraz ich daty,
– zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków. Treść zgłoszenia określa karta zgłoszenia określona załącznikiem nr 6,
a) dane kontaktowe celem przesłania informacji o podjętych działaniach.
1. Zgłaszający jest informowany o przyjęciu zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
2. Zgłoszenia anonimowe podlegają rejestracji w rejestrze wewnętrznym zgłoszeń określonych załącznikiem nr 3 w zakresie adekwatnym do otrzymanego zgłoszenia. W przypadku zgłoszeń anonimowych których opis może wskazywać naruszenie przepisów prawa istotnych z punktu widzenia Podmiotu, mogących wskazywać na możliwość popełnienia przestępstw przeciwko życiu i mieniu, zgłoszenie anonimowe może podlegać dalszej procedurze.
3. Zgłoszenie może być również dokonane do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych w szczególności braku reakcji na dokonane zgłoszenie kanałem wewnętrznym. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich z pominięciem ścieżki określonej w procedurze zgłoszeń wewnętrznych nie skutkuje pozbawieniem zgłaszającego ochrony przewidzianej w ustawie, jeżeli dokona:
4. zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, kiedy Podmiot prawny nie potwierdzi przyjęcia zgłoszenia, nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej we wskazanym w procedurze terminie,
5. od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej.
– Organami publicznymi są także inne organy przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów.
6. Zakres ochrony dla osób zgłaszających naruszenia.
6.1 Obowiązany zapewnia Zgłaszającemu całkowitą poufność co do wszystkich informacji przekazanych w zgłoszeniu oraz ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym lub wpływającymi na pogorszenie jego sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegającymi na kierowaniu gróźb, w szczególności działań negatywnie wpływających na jego warunki pracy lub zatrudnienia.
6.2 Wobec Zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
– odmowie nawiązania stosunku pracy,
– wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,
– niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony ? w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
– obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę,
– wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu,
– pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń,
– przeniesieniu na niższe stanowisko pracy,
– zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
– przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty,
– niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
– negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy,
– nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
– przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,
– mobbingu,
– dyskryminacji,
– niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu,
– wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
– nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania,
– działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
– spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu,
– wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
6.3. Za działania odwetowe z powodu dokonania Zgłoszenia uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w pkt 6.2.
6.4. Na Obowiązanym spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, nie jest działaniem odwetowym.
6.5. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, zapisy stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec Zgłaszającego takiego działania.
6.6. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie Zgłoszenia nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:
– wypowiedzenie umowy, której stroną jest Obowiązany, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia,
– nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.
6.7 Zgłaszający, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia
6.8 Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego Zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez Zgłaszającego, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Zgłaszającego, który dokonał takiego Zgłoszenia.
6.9 Powyższe zapisy stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze Zgłaszającym.
7. Przetwarzanie danych osobowych osoby zgłaszającej naruszenie i sposób ich ochrony.
7.1. Dane osobowe Zgłaszającego, osób wymienionych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, podlegają ochronie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, a w szczególności zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
7.2. Obowiązany przechowuje dane osobowe zawarte w przekazanym zgłoszeniu, przez okres prowadzenia postępowania wyjaśniającego, a po jego zakończeniu przez czas niezbędny do usunięcia konsekwencji ustalonych nieprawidłowości i pociągnięcia do odpowiedzialności osób zaangażowanych w zidentyfikowane działania, gdyby wymagały tego przepisy prawa powszechnie obowiązującego, nie krócej jednak niż 3 lata od dnia dokonania Zgłoszenia.
7.3. Obowiązany uniemożliwia dostęp do danych osobowych Zgłaszającego, osób wymienionych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, podmiotom do tego nieupoważnionym oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości Zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
7.4. Dane osobowe Zgłaszającego, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, podlegają ujawnieniu za jego wyraźną zgodą.
7.5. Przepisu pkt 7.4 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku prowadzonymi przez organy publiczne, sądy postępowaniami w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
7.6. Obowiązany po otrzymaniu Zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
7.7. Do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Obowiązanego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
8. Zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób zaangażowanych
8.1. W przypadku ujawnienia tożsamości Zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia, Obowiązany zapewnia środki dotyczące zachowania poufności. W szczególności Obowiązany zapewnia ochronę przed działaniami o charakterze dyskryminacyjnym lub odwetowym.
8.2. W przypadku zaistnienia działań niepożądanych osoba, którą spotkały takie działania, może powiadomić osoby wyznaczone i uprawnione do rozpatrywania naruszeń o okolicznościach i rodzaju działań, jakie ją dotknęły. Po otrzymaniu takiego powiadomienia, niezwłocznie powinny zostać wdrożone działania, mające na celu minimalizację lub całkowite wyeliminowanie działań niepożądanych, dostosowane do zaistniałej sytuacji.
9. Działania następcze podejmowane po odebraniu zgłoszenia.
9.1. Dostęp do kanałów Zgłaszania posiadają osoby odpowiedzialne za przyjmowanie Zgłoszeń.
9.2. Po otrzymaniu Zgłoszenia, osoba odpowiedzialna za przyjmowanie Zgłoszeń weryfikuje Zgłoszenie i prowadzi dalszą komunikację z dokonującym Zgłoszenia, w tym występowanie o dodatkowe informacje dot. Zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dot. Zgłoszenia. Po otrzymaniu zgłoszenia osoba odpowiedzialna za przyjmowanie Zgłoszeń przekazuje osobie zgłaszającej obowiązek informacyjny określony załącznikiem nr 4. W przypadku kiedy zgłoszenie zawiera dane osobowe świadków, osób pomagających w zgłoszeniu przekazuje się również obowiązek informacyjny określony załącznikiem nr 5, o ile jest możliwość przekazania takiej informacji (zgłoszenie zawiera dane kontaktowe tych osób).
9.3. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia, chyba, że nie wskazał on adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
9.4. Osoba wyznaczona do rozpatrywania naruszeń może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w sytuacji gdy Zgłoszenie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego. W sytuacji rozpatrywania zgłoszeń będących poza zakresem wskazanym w pkt 2.1 g zgłoszenia nie będą rozpatrywane.
9.5. Jeżeli Zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, następuje jego niezwłoczne wszczęcie.
9.6. Osoba wyznaczona do rozpatrywania naruszeń może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy lub inne osoby do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.
9.7. Osoba wyznaczona do rozpatrywania naruszeń rozpoznaje Zgłoszenie, podejmuje działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia.
9.8. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Osoba wyznaczona do rozpatrywania naruszeń podejmuje decyzję co do zasadności Zgłoszenia. W przypadku Zgłoszenia zasadnego, wydaje rekomendacje krótkofalowe o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje długofalowe, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w Zgłoszeniu, w przyszłości.
9.9. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Osoba wyznaczona do rozpatrywania naruszeń przekazuje niezwłocznie Sygnaliście oraz Osobie, której Zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym Zgłoszeniu oraz przeprowadzonej weryfikacji.
10. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
10.1. Jednostka odpowiedzialna prowadzi Rejestr Zgłoszeń, który obejmuje
– numer zgłoszenia,
– przedmiot naruszenia prawa,
– dane osobowe Zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
– adres do kontaktu Zgłaszającego,
– datę dokonania zgłoszenia,
– informację o podjętych działaniach następczych,
– datę zakończenia sprawy.
10.2. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze Zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Wzór rejestru określa załącznik nr 3.
11. Zgłoszenia zewnętrzne.
11.1. Tryb dokonywania zgłoszeń zewnętrznych określają przepisy ustawy.
11.2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
11.3. Zgłoszenie zewnętrzne polega na przekazaniu informacji o naruszeniu prawa do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu. W przypadku przekazania informacji od Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego celem zajęcia stanowiska przez Podmiot przekazywany jest obowiązek informacyjny sygnaliście zgodnie z załącznikiem nr 5.
11.4. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem Zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.
12. Postanowienia końcowe.
1. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy ustawy oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
2. Zapisy niniejszej procedury podlegają okresowemu przeglądowi, nie rzadziej niż co 24 miesiące.
3. Procedurę zgłoszeń wewnętrznych pracodawca ustala po konsultacji z przedstawicielami załogi funkcjonującymi w Podmiocie..
4. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy.
5. Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią niniejszej Procedury zgłoszeń wewnętrznych przed dopuszczeniem go do pracy ? pracownicy nowozatrudnieni.